Una sanzione da 4.000 euro è stata soltanto l’inizio. Il costo più pesante è arrivato con la sospensione della produzione

Il controllo è entrato nel deposito che l’attività aveva smesso di osservare

L’impresa lavorava nel settore del catering e del banqueting. Preparava alimenti destinati a eventi, ricevimenti e occasioni nelle quali qualità, organizzazione e affidabilità dovrebbero rappresentare elementi essenziali del servizio.

All’esterno, probabilmente, tutto continuava ad apparire normale: ordinativi da gestire, materie prime da acquistare, preparazioni da completare e consegne da rispettare.

Poi il controllo è entrato nel deposito alimentare.

Le scaffalature metalliche sono risultate arrugginite e sporche. Diverse derrate erano appoggiate direttamente sul pavimento, alcune all’interno di confezioni aperte ed esposte al rischio di contaminazione. Sotto una scaffalatura sono stati trovati numerosi escrementi e, nel deposito, due grossi roditori morti.

L’ispezione non si è fermata alle condizioni igieniche.

Sono stati individuati alimenti freschi e conservati con data di utilizzo superata. L’impresa aveva inoltre avviato la produzione di conserve di frutta e verdura senza una preventiva valutazione adeguata dei rischi e senza una procedura HACCP specifica per quelle lavorazioni.

Il bilancio dell’intervento è stato pesante: circa 150 chilogrammi di alimenti e conserve sequestrati, per un valore commerciale superiore a 5.000 euro; 4.000 euro di sanzioni amministrative e un provvedimento urgente di sospensione dell’attività, almeno fino al superamento delle gravi criticità rilevate. Il valore complessivo del laboratorio è stato stimato in circa 300.000 euro.

Il fatto più importante, tuttavia, non è la presenza dei roditori nel giorno dell’ispezione.

La vera domanda è un’altra:

Da quanto tempo nessuno controllava davvero quel deposito?

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Le situazioni più gravi non compaiono improvvisamente

Un’infestazione importante non nasce nel momento in cui gli ispettori aprono una porta.

La ruggine non si forma in una notte.

Lo sporco accumulato sulle scaffalature, gli alimenti lasciati a terra, le confezioni aperte, i prodotti scaduti e gli escrementi non sono eventi istantanei. Sono segnali che si sviluppano gradualmente e che, prima di diventare una contestazione ufficiale, attraversano necessariamente una fase nella quale potrebbero essere osservati e corretti.

È questo il primo elemento che il caso rende evidente.

L’attività non è stata sospesa per un singolo errore occasionale. Il controllo ha trovato un insieme di criticità che raccontavano una progressiva perdita di presidio:

• locali non mantenuti adeguatamente;
• alimenti conservati in condizioni inidonee;
• scadenze non controllate;
• rischio infestanti non gestito efficacemente;
• nuove lavorazioni avviate senza un’analisi preventiva;
• procedure non adeguate alle attività realmente svolte.

Ogni singolo problema era collegato agli altri.

Quando manca un sistema di verifica interna, le criticità non restano isolate. Si sommano, si rafforzano e finiscono per trasformare un deposito trascurato in un rischio per l’intera impresa.

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Il magazzino non è uno spazio secondario

Nella gestione quotidiana, l’attenzione si concentra spesso sulle aree nelle quali si produce, si serve il cliente o si realizza il fatturato.

Il laboratorio deve funzionare.

La cucina deve essere pronta.

Le consegne devono partire.

Gli ordini devono essere rispettati.

Il deposito viene così percepito come uno spazio di supporto. Un luogo dove collocare merci, attrezzature, confezioni e materiali in attesa di utilizzo.

In realtà, il deposito alimentare è uno dei punti nei quali si costruisce o si compromette la sicurezza del prodotto.

È lì che l’impresa dovrebbe garantire:

• separazione corretta delle derrate;
• protezione da contaminazioni;
• ordine e pulizia;
• distanza degli alimenti dal pavimento e dalle pareti;
• integrità delle confezioni;
• controllo delle scadenze;
• rotazione delle scorte;
• prevenzione e monitoraggio degli infestanti;
• accessibilità per le verifiche periodiche.

Un deposito non può essere considerato conforme soltanto perché la porta rimane chiusa e ciò che contiene non è visibile al cliente.

Al contrario, proprio gli spazi meno esposti richiedono controlli organizzati, perché sono quelli nei quali più facilmente si accumulano materiali, ritardi e comportamenti non corretti.

La porta chiusa non elimina il problema.

Lo rende soltanto meno visibile a chi dovrebbe intervenire.

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La disinfestazione non è un certificato da conservare

Quando si parla di roditori o altri infestanti, molte imprese ritengono sufficiente aver affidato il servizio a una ditta esterna.

È stato stipulato un contratto.

Sono state posizionate le esche.

Esiste una scheda degli interventi.

Di conseguenza, il problema viene considerato gestito.

Ma incaricare un fornitore non significa trasferire completamente la responsabilità di osservare ciò che accade all’interno dell’attività.

Un piano efficace dovrebbe consentire all’impresa di sapere:

• dove sono collocati i dispositivi di monitoraggio;
• con quale frequenza vengono controllati;
• quali segnali sono stati rilevati;
• quali azioni correttive sono state richieste;
• se esistono punti di accesso o condizioni che favoriscono l’infestazione;
• se gli interventi effettuati hanno prodotto risultati;
• chi, all’interno dell’azienda, verifica il lavoro del fornitore.

La presenza di numerosi escrementi e di due roditori morti non descrive soltanto un problema di disinfestazione.

Indica che i segnali presenti nel deposito non sono stati individuati, comunicati oppure affrontati con sufficiente tempestività.

Il fornitore esterno può effettuare gli interventi previsti. Ma l’impresa deve mantenere la capacità di controllare il proprio ambiente.

Delegare un’attività non significa smettere di verificarla.

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Le scadenze superate raccontano un’organizzazione che ha perso il controllo delle scorte

Durante l’ispezione sono stati trovati prodotti freschi, tra cui mozzarella, burro e formaggio, e prodotti conservati con la data di utilizzo superata.

Anche in questo caso, la contestazione finale è soltanto l’ultimo passaggio di un problema nato prima.

Perché un alimento scaduto rimanga all’interno del deposito devono essersi interrotti uno o più controlli:

• nessuno ha verificato la data al momento della consegna;
• la merce non è stata organizzata secondo una corretta rotazione;
• i prodotti più vecchi sono rimasti dietro quelli nuovi;
• non esisteva una cadenza definita per il controllo delle scadenze;
• il compito non era stato attribuito chiaramente;
• le verifiche venivano effettuate senza registrazione;
• gli alimenti non utilizzabili non venivano separati tempestivamente.

Il problema non consiste soltanto nell’avere trovato alcuni prodotti oltre la data prevista.

Consiste nel fatto che l’impresa non sembrava più sapere con certezza che cosa fosse presente nel proprio magazzino e in quali condizioni potesse essere utilizzato.

Un’azienda che perde il controllo delle scorte perde contemporaneamente controllo economico, operativo e sanitario.

Acquista prodotti che non riesce a utilizzare.

Occupa spazio con merci non più idonee.

Aumenta la possibilità di impieghi non corretti.

Espone l’attività a sequestri e contestazioni.

La gestione delle scadenze non è dunque un adempimento separato dall’efficienza aziendale. È una componente essenziale dell’organizzazione.

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Il rischio cresce quando l’impresa amplia le lavorazioni senza aggiornare il sistema

Nel laboratorio era stata avviata anche la produzione di conserve di frutta e verdura in vasetti sottoposti a pastorizzazione.

Questa nuova attività risultava però avviata senza una valutazione preventiva adeguata del rischio, compreso quello legato al possibile sviluppo di agenti patogeni, e senza una procedura HACCP dedicata.

Questo passaggio merita particolare attenzione perché riguarda un comportamento molto diffuso.

L’impresa cresce.

Introduce un nuovo prodotto.

Acquista un’attrezzatura.

Aggiunge una lavorazione.

Risponde a una richiesta del mercato.

Dal punto di vista commerciale, la decisione può apparire semplice. Dal punto di vista organizzativo, invece, ogni nuova attività può modificare:

• i rischi da valutare;
• le procedure da adottare;
• la formazione necessaria;
• le modalità di conservazione;
• i controlli di processo;
• le responsabilità;
• la documentazione;
• i requisiti tecnici e igienico-sanitari.

Il fatto che un’impresa sia già autorizzata a produrre alimenti non significa automaticamente che possa introdurre qualsiasi lavorazione senza ulteriori verifiche.

Il sistema deve evolvere insieme all’attività reale.

Quando la produzione cambia e la valutazione dei rischi rimane ferma, si crea una distanza pericolosa tra ciò che l’impresa fa e ciò che è effettivamente in grado di gestire.

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I 4.000 euro di sanzione non rappresentano il costo più grave

L’importo della sanzione è immediatamente comprensibile. Può essere contabilizzato, pagato e inserito tra le perdite.

Ma la sospensione dell’attività produce conseguenze molto più estese.

Quando un laboratorio alimentare viene fermato, possono bloccarsi:

• la produzione programmata;
• gli ordini già acquisiti;
• le consegne;
• gli eventi serviti dall’impresa;
• i rapporti con i clienti;
• il lavoro del personale;
• l’utilizzo delle materie prime;
• la continuità dei ricavi.

A questi effetti si aggiungono i costi necessari per rimuovere le criticità:

• pulizia straordinaria;
• sanificazione;
• disinfestazione;
• sostituzione delle scaffalature;
• smaltimento degli alimenti sequestrati o non utilizzabili;
• revisione delle procedure;
• aggiornamento della documentazione;
• eventuali verifiche tecniche;
• tempo necessario per ottenere la revoca della sospensione.

L’impresa non perde soltanto denaro.

Perde tempo, credibilità e capacità operativa.

Inoltre, quando la sospensione interviene improvvisamente, le decisioni devono essere prese sotto pressione. Non esiste più la possibilità di programmare gradualmente gli interventi. Occorre agire rapidamente per poter riaprire.

Il vero costo del problema non coincide quindi con i 4.000 euro contestati.

Il vero costo è essere costretti a fermare un’organizzazione del valore stimato di circa 300.000 euro perché nessuno aveva rilevato prima ciò che stava accadendo nel deposito.

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Chi avrebbe dovuto accorgersene?

Dopo casi di questo tipo, è facile concentrare l’attenzione sull’ultimo soggetto che avrebbe dovuto intervenire.

La ditta di disinfestazione.

Il responsabile del magazzino.

Il personale addetto alle pulizie.

Chi controllava le scadenze.

Il consulente che aveva predisposto il manuale.

Ma un’organizzazione non può dipendere dall’idea che ogni problema appartenga sempre a qualcun altro.

La domanda corretta non è soltanto chi avrebbe dovuto svolgere una singola attività.

La domanda è:

Chi verificava che tutte le attività necessarie fossero realmente svolte?

Un sistema aziendale efficace deve stabilire:

• chi esegue il controllo;
• con quale frequenza;
• secondo quali criteri;
• dove registra il risultato;
• chi riceve la segnalazione;
• entro quanto tempo si interviene;
• chi verifica che l’intervento sia stato completato.

Senza questi passaggi, anche le attività formalmente affidate rischiano di rimanere scollegate.

La pulizia viene eseguita, ma nessuno ne valuta l’efficacia.

La disinfestazione viene programmata, ma nessuno legge i rapporti.

Le scadenze vengono controllate, ma senza una cadenza certa.

Le nuove produzioni vengono avviate, ma nessuno verifica se il sistema documentale sia stato aggiornato.

Non manca necessariamente un fornitore.

Manca il coordinamento.

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Le domande che avrebbero potuto cambiare il corso degli eventi

Prima del controllo ufficiale, una verifica interna avrebbe dovuto aprire quella stessa porta e osservare il deposito senza dare nulla per scontato.

Le domande necessarie erano concrete:

Le scaffalature sono integre, pulite e idonee?

Gli alimenti sono sollevati dal pavimento?

Le confezioni aperte sono protette e identificate?

Esistono segni di roditori o altri infestanti?

Quando è stato effettuato l’ultimo controllo?

Quali anomalie sono state segnalate dal fornitore incaricato?

Le azioni correttive sono state completate?

Chi controlla le scadenze e con quale frequenza?

I prodotti non utilizzabili vengono separati immediatamente?

Le attività descritte nel manuale HACCP corrispondono alle lavorazioni realmente effettuate?

Le conserve sono state oggetto di una specifica valutazione?

Le procedure sono conosciute dal personale?

La risposta sincera a queste domande avrebbe potuto far emergere molte delle criticità prima dell’arrivo degli ispettori.

Non possiamo affermare che una verifica preventiva avrebbe garantito l’assenza di qualsiasi contestazione.

Possiamo però osservare che ruggine, sporco, confezioni aperte, alimenti a terra, prodotti scaduti, escrementi e roditori morti costituiscono elementi materialmente rilevabili.

Erano già presenti.

Non sono stati creati dall’ispezione.

Una verifica effettuata in tempo avrebbe potuto individuarli, attribuire le responsabilità e consentire all’impresa di programmare gli interventi prima che il problema diventasse un sequestro e la criticità diventasse una sospensione.

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Il controllo non ha chiuso l’attività: ha mostrato perché non poteva continuare in quelle condizioni

Questo caso è particolarmente duro perché rende visibile il punto nel quale la trascuratezza organizzativa si trasforma in un rischio capace di fermare l’intera impresa.

Il laboratorio non è stato sospeso per la semplice mancanza di un foglio.

È stato sospeso perché una serie di criticità concrete aveva raggiunto un livello incompatibile con la prosecuzione dell’attività.

Il controllo non ha creato la ruggine.

Non ha aperto le confezioni.

Non ha lasciato gli alimenti sul pavimento.

Non ha fatto scadere i prodotti.

Non ha introdotto i roditori.

Ha soltanto aperto una porta che l’organizzazione avrebbe dovuto aprire molto prima.

Ed è questa la lezione più importante.

Ciò che non viene controllato non rimane fermo. Peggiora.

Una piccola manutenzione rinviata può diventare una struttura inidonea.

Una confezione non protetta può diventare una contaminazione.

Un segnale ignorato può diventare un’infestazione.

Una procedura non aggiornata può trasformare una nuova opportunità commerciale in un rischio.

La prevenzione non consiste nel prepararsi a nascondere i problemi quando arriva un’ispezione.

Consiste nel cercarli quando esiste ancora il tempo per correggerli.

Perché la porta più pericolosa non è quella che apre l’autorità. È quella che l’impresa ha smesso di aprire da sola.